Но в остальных случаях Вы прекрасно знаете, когда наступит горячая пора. Неделя до заседания совета директоров. Месяц до важного мероприятия по поиску и привлечению финансовых и материальных ресурсов. Ежегодная летняя командировка в целях поиска и подбора персонала.   

В такие моменты страшно смотреть в календарь. Вы прекрасно понимаете, что будете мало спать, не видеться с друзьями и не заниматься домашними делами добрых несколько недель. Вы знаете, что будете разрываться на части. Вы знаете, что Вам придется извиняться перед коллегами и друзьями за то, что Вы будете неизбежно их игнорировать, поскольку будете невероятно заняты.

Мы все были в подобной ситуации, и я здесь, чтобы сказать Вам: есть способ лучше. Вместо того, чтобы соглашаться на месяц тотального хаоса, я предлагаю Вам несколько вещей, которые можно сделать заранее и смягчить удар.

1. Привлеките все возможные ресурсы

Вы когда-нибудь задумывались над тем, как самые занятые люди в мире (генеральные директоры, органы государственной власти, кинозвезды и другие) все успевают? Ответ: они нанимают водителей, поваров и личных помощников.

Даже без семизначной зарплаты Вы можете сделать то же самое, пусть меньшего масштаба, но не меньшей эффективности. За пару недель до суматошной поры закажите замороженную (но очень вкусную!) еду или подпишитесь на доставку еды из ресторана, чтобы Вам не пришлось потом готовить и ходить в магазин за продуктами. Найдите прачечную в своем районе (в идеале, ее работники должны забирать и привозить Ваши вещи). Подпишитесь  на TaskRabbit, чтобы при необходимости поручить кому-нибудь те или иные задания. И обязательно убедитесь, что ко всем Вашим счетам подключен автоплатеж. В общем, максимально облегчите себе жизнь перед тем, как будете по горло в делах.  

То же самое касается заданий на работе. Есть что-то, что Вы можете отложить на последующие несколько недель? Если нет, рассмотрите вариант обмена: подумайте, сможет ли Ваш коллега написать за Вас еженедельный отчет, а Вы взамен выполните одно из его заданий, когда он будет завален работой.

2. Выделите время в своем календаре на все задачи

Наверняка просматривая в календаре десятки своих дедлайнов, встреч и заданий, Вы думаете, что больше ничего не сможете втиснуть в этот плотный график. Но Вы должны. В сущности, если Вы никогда не практиковали группирование задач в блоки, когда Вы отводите конкретное время для выполнения определенных задач, пришло время это сделать.  

Например, если Вы знаете, что Вам нужно 20 часов для выполнения ежеквартального отчета, разбейте это время на последующие несколько недель и запишите его в свой календарь (самое главное, придерживайтесь запланированного графика, как будто это важные встречи). Возможно, Вам кажется, что трудно смотреть в календарь, где у Вас есть свободное время только с 10 вечера до 8 утра, но я считаю, что зная что и когда мне нужно сделать, мне легче все контролировать.

3. Подготовьте своих коллег и клиентов

Когда Вы подготовитесь сами, хорошо бы проинформировать своих коллег о том, что Вы скоро будете заняты. Благодаря этому, они не будут недовольны из-за того, что Вы не отвечаете на их письма. Кроме того, скорей всего, они не будут Вас слишком загружать в эти дни.  

За одну-две недели до горячей поры отправьте всем электронное письмо с сообщением о том, что будете заняты. Можете воспользоваться представленным ниже вариантом (хотя для близких и важных коллег стоит отправить более индивидуализированную версию письма):  

Здравствуйте, я бы хотел(а) предупредить Вас, что на следующей неделе я уезжаю в 10-дневную командировку. Как правило, в эти пару недель я очень занят(а) и не смогу быть таким(ой) же продуктивным(ой) и отзывчивым(ой), как всегда. Поэтому я хочу узнать сейчас, могу ли я сделать что-то для Вас заранее.

Затем, когда у Вас начнется горячая пора, Вы можете записать голосовое сообщение на автоответчик:

Спасибо за Ваше сообщение! Сейчас я нахожусь в 10-дневной командировке, из-за чего я очень занят(а). Если Вам нужно срочно со мной связаться, ответьте на данное сообщение с пометкой СРОЧНО, чтобы я при первой возможности Вам написал(а) или позвонил(а).  

4. Подготовьте своих друзей и родственников

Звучит глупо, но когда Вы по горло в делах и ежедневно (ежечасно) переживаете вспышки гнева своего начальника, сообщения типа «Эй, ты куда пропал(а)?» могут определенно усугубить уровень стресса.

Поэтому в первую очередь предотвратите подобные ситуации, заранее проинформировав своих близких, когда Вы будете заняты и когда освободитесь. Также можно установить шаблонный ответ на электронной почте и текстовое сообщение на телефоне, чтобы Вам было проще отвечать людям, желающим с Вами пообщаться:

Рад(а) тебя слышать! В этом месяце я безумно занят(а) с ежегодной программой по подбору персонала, но когда я закончу, я с радостью с тобой встречусь. Давай созвонимся [дата]?

5. Побалуйте себя

Знаю, для Вас главное – пережить эту горячую пору. Но поверьте мне, что-то, чего Вы будете ждать с нетерпением, будь то массаж, ужин в ресторане, вечеринка с друзьями, поддержит Вашу мотивацию.  

Помимо этого, соблюдайте рекомендации, которые дала бы Ваша мама: высыпайтесь, ешьте овощи и фрукты, берегите себя и помните, это тоже пройдет. Работа может быть безумной, но это не значит, что Вы тоже должны сходить с ума.